Een vereniging van eigenaren (VvE) is een bij wet geregelde samenwerking tussen eigenaren van een appartementsrecht (in ons geval woning, parkeerplaats of bedrijfsruimte) met als doel het gezamenlijk bezit in goede staat te houden. Wie een appartementsrecht koopt, is automatisch lid van de vereniging van eigenaren waar die woning, parkeerplaats of bedrijfsruimte onderdeel van is. De taken en verantwoordelijkheden zijn grotendeels wettelijk vastgesteld en in ons geval als volgt geregeld:
Leden: alle beslissingen en goedkeuringen
De ledenvergadering beslist over alle inkomsten en uitgaven en beoordeelt de onderhoudsvoorstellen, begroting, jaarrekening en het uitgevoerde werk van bestuur en administratiekantoor van de VvE Westvest-Weeshuisplaats.
Kascontrolecommissie: controleert namens de ledenvergadering
De kascontrolecommissie controleert namens de ledenvergadering het werk van bestuur en administratiekantoor en dan vooral of het geld is besteed volgens de beslissingen die de leden daarover hebben genomen.
Bestuur: voert uit namens de ledenvergadering
Het bestuur – benoemd en ontslagen door de ledenvergadering – is opdrachtgever aan derden namens de vereniging. Bij het geven van opdrachten, voert het bestuur uitsluitend de beslissingen van de ledenvergadering uit. Enige toegestane uitzonderingen daarop zijn, binnen bepaalde grenzen, onvoorziene uitgave waarover de leden niet snel genoeg kunnen worden geraadpleegd.
In de praktijk betekent dit:
- Voor elk kalenderjaar maakt het bestuur een lijst met voorstellen voor groot onderhoud en verzamelt informatie en prijsopgaven voor de uitvoering daarvan.
- Deze voorstellen presenteert het bestuur op de ledenvergadering, voorzien van uitleg, keuze van uitvoerder en de door deze uitvoerder geoffreerde kosten.
- Wanneer de ledenvergadering akkoord is, geeft het bestuur opdracht dit onderhoud te laten uitvoeren. Tijdens de uitvoering controleert het bestuur of de vereniging krijgt wat er is afgesproken.
- Na afloop van het jaar, verantwoordt het bestuur het uitgevoerde werk aan de leden, met een opgave van wat de afgesproken en wat de werkelijke kosten waren. De werkelijke kosten mogen als gevolg van onvoorzien, en door het bestuur toegelicht, meerwerk maximaal tien procent hoger liggen dan de afgesproken kosten.
- Eens in de vijf jaar laat het bestuur een nieuw meerjarenonderhoudsplan (MJOP) opstellen. Op basis van dit MJOP, en naar aanleiding van aanvullende verzoeken en klachten, stelt het bestuur de voorstellen op voor uit te voeren groot onderhoud in een bepaald jaar.
- Het bestuur mag tot maximaal vijf procent van de jaarbegroting besteden aan onvoorziene uitgaven die geen uitstel tot de eerstvolgende ledenvergadering verdragen. Het bestuur legt over deze onvoorziene uitgaven achteraf verantwoording af aan de leden.
- Voor alle bestuursbeslissingen is binnen het bestuur een meerderheid van stemmen nodig.
Teams: ondersteunen van het bestuur
Teams van bewoners en gebruikers, al dan niet op projectbasis, ondersteunen bij onze VvE het bestuur bij het uitvoeren van de beslissingen van de ledenvergadering. Daarvoor gelden de volgende afspraken:
- Teamleden voeren zelf klein onderhoud uit, zoals verlichting repareren of sneeuw ruimen, of begeleiden namens het bestuur de uitvoering van onderhoud door derden.
- Teamleden kunnen geen opdrachten aan derden geven of geld van de vereniging uitgeven.
- Het bestuur kan besluiten teamleden een beperkt budget toe te kennen waarbinnen zij kleine uitgaven kunnen doen zonder telkens om toestemming van het bestuur te hoeven vragen. Over de uitgaven leggen de teamleden uiteraard wel verantwoording af aan het bestuur en het bestuur vervolgens weer aan de leden.
Administratiekantoor: begroten, incasseren, betalingen uitvoeren en administreren
Ons administratiekantoor, VAST VvE Beheer (zie onder contact), stelt de verenigingsbegroting op en regelt in opdracht van de ledenvergadering het incasseren van de maandbijdragen van de leden, het betalen van facturen, na akkoord van het bestuur, en het administreren van de inkomsten en uitgaven van de vereniging.
In de praktijk:
- Het administratiekantoor stelt per kalenderjaar een begroting op van de te verwachten reguliere operationele kosten voor de vereniging.
- Op basis van het MJOP berekent het administratiekantoor hoeveel de leden elk jaar moeten bijdragen aan de verschillende reserves voor groot onderhoud.
- Het administratiekantoor levert de leden elk jaar een overzicht van:
- de maandbijdragen (bijdragen aan reserves plus reguliere operationele kosten);
- de stand van de opgebouwde reserves per reservefonds aan begin en eind van het jaar;
- de stand van de totaal aanwezige reserves per eigenaar op 1 januari ten behoeve van de aangifte inkomstenbelasting.
- Het administratiekantoor doet elk jaar verslag van de inkomsten en uitgaven van de vereniging en vraagt daarvoor decharge aan de ledenvergadering.
- Het administratiekantoor beheert de verzekeringen van de vereniging, incasseert en betaalt de verschuldigde premies en regelt de afhandeling van schadeclaims.
Meer informatie over de structuur en taakverdeling van een VvE is te vinden bij belangenverenigingen en de rijksoverheid – zie onder links op deze website.
Meer informatie over de onderlinge taakverdeling binnen het bestuur van de VvE Westvest-Weeshuisplaats is te vinden onder downloads/vereniging/taakverdeling bestuur.